Registro electrónico de registro de actas notariales. Xii. El procedimiento de mantenimiento y llenado de registros

167. Los registros para el registro de los actos notariales se utilizan durante el año calendario.

Al mismo tiempo, un notario puede mantener un registro general para registrar cualquier acción notarial, un registro especial para registrar acciones notariales específicas previstas por la legislación de la Federación Rusa (registro de transacciones, autenticidad de la firma, emisión de certificados de herencia, etc.), y varios Registros para el registro del testimonio de fidelidad de copias de documentos (en adelante, el registro para el registro de copias).

Mantener registros especiales no excluye la posibilidad de registrarse en el registro general de acciones notariales, incluidas aquellas para las que se proporcionan registros especiales de registro.

Por decisión de la cámara notarial, se permite el mantenimiento simultáneo de dos o más registros generales. En este caso, no se mantienen registros especiales.

A cada registro se le asigna un índice de acuerdo con la nomenclatura de los casos, los registros están numerados. El índice y el número de registro se indican en la portada del registro.

Los registros generales se numeran en números arábigos secuencialmente a medida que ingresan después del final del registro anterior (1, 2, 3, etc.).

Al mantener varios registros generales, a cada registro se le asigna un número digital separado (individual) sin cambios durante el año calendario, por ejemplo, 1, 2, 3. Los números de registro especificados se almacenan hasta el final del año calendario, independientemente del número de volúmenes de datos de registro.

La asignación de números a registros especiales (con la excepción de los registros para el registro de copias) se realiza cuando finaliza el registro anterior y se establece el registro posterior, y se lleva a cabo su numeración. Al número de serie del registro especial, indicado con números arábigos, se agrega la letra correspondiente al nombre de la acción notarial. Por ejemplo, 1C es el número del primer registro establecido para registrar transacciones; 2C: el número del segundo registro para el registro de transacciones iniciadas después del final del primer registro, etc.

La numeración de registro para el registro de copias se realiza en un pedido especial. Los registros para el registro de copias están numerados por el número y la designación de la letra. El número del número de registro para registrar copias (debido a la posibilidad de mantener varios registros al mismo tiempo) permanece sin cambios durante el año. Por ejemplo, si un notario establece dos registros al mismo tiempo para registrar copias, al primer registro se le asigna el número 1K, el segundo - 2K. Los números de registro especificados se almacenan hasta el final del año calendario, independientemente del número de volúmenes de datos de registro.

A cada acción notarial introducida en el registro se le asigna un número de registro individual.

El número de registro individual de la acción notarial registrada en el registro consiste en el número del registro y el número de secuencia de la acción notarial que se le asigna de acuerdo con el registro en este registro de acuerdo con

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Edición actual

ORDEN del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa de 19-11-2009 403 (ed del 08-04-2010) SOBRE LA APROBACIÓN DE LAS REGLAS DE FABRICACIÓN DE NOTARIOS (2017) Actual en 2017

Xii. El procedimiento de mantenimiento y llenado de registros para el registro de acciones notariales.

175. Los registros para el registro de acciones notariales (en adelante, el registro) se utilizan durante un año calendario. A cada registro se le asigna un número de secuencia independiente.

Para los registros de ciertos tipos de acciones notariales, se permiten registros especiales. En este caso, la letra correspondiente al título de la acción notarial se agrega al número de registro, por ejemplo: N 1C - para el registro de transacciones; N 1K - para el registro de copias; N 1D - para registro de poderes. En este caso, la numeración de dichos registros se realiza por separado para cada tipo de acción notarial, por ejemplo: N 1C, N 2C, N 3C, etc. - para el registro de transacciones, N 1К, N 2К, N 3К, etc. - Registrar copias.

176. Las entradas de registro se realizan con un bolígrafo, de forma clara y legible, utilizando tintes azules o violetas.

177. Las líneas en blanco en el registro deben estar tachadas, no se permiten borrados. Se permite realizar modificaciones, sin falta, estipuladas al final del registro, que ha sido modificado. La enmienda está certificada por la firma del notario (en la forma de su pintura) con la fecha estampada (fecha, mes, año - números arábigos).

178. En caso de que un notario detecte errores en la numeración de las acciones notariales en el registro, el notario redactará, firmará y firmará una declaración en la forma prevista en el párrafo 177 de las Normas. El acto está pegado al final del registro, el sello del notario con la reproducción del Emblema del Estado de la Federación Rusa se coloca en lugar del pegado, que se coloca de tal manera que parte de la imagen del sello se encuentra en el acto, parte - en el registro.

179. Las inscripciones en el registro pueden ser realizadas por un notario, un pasante de notario, un asistente de notario u otra persona autorizada por un contrato de trabajo con una oficina de notario público o una práctica de notario privado.

180. La columna 1 del registro debe indicar el número de secuencia de la acción notarial desde el comienzo del año calendario.

En el caso de un notario que mantiene registros especiales para registrar ciertos tipos de acciones notariales, la letra indicada en el número de secuencia de este registro se agrega al número ordinal de la acción notarial, por ejemplo: 114К; 227D.

Al declarar la fidelidad de varias copias de un documento, se permite la numeración de los actos notariales realizados por un registro, por ejemplo: 1-6: en el testimonio de la fidelidad de seis copias de un documento; 7-11 - al testificar la fidelidad de cinco copias de un documento.

181. La columna 2 del registro debe indicar la fecha del acta notarial, que debe coincidir con la fecha indicada en el documento de identificación, certificado u otro documento emitido por el notario.

182. La columna 3 del registro debe incluir los siguientes datos que identifican a la persona que solicitó el acta notarial: el nombre del ciudadano y su lugar de residencia.

Al realizar un acto notarial en nombre de la entidad legal, se indican los datos que identifican al representante de la entidad legal, así como el nombre completo, la ubicación y los detalles del registro estatal (número, fecha de registro y el organismo que realizó el registro estatal) de la entidad legal.

Además de los datos sobre las personas que solicitaron un acto notarial, se indican los datos anteriores sobre testigos, traductores, ejecutores de testamentos, personas que firman un documento en lugar de una persona que no puede firmar personalmente.

Si varias personas solicitaron la realización de un acto notarial, entonces los datos mencionados en el primer párrafo de esta cláusula se indican en la columna 3 del registro con respecto a cada una de estas personas.

183. Los detalles (serie, número, fecha de emisión y nombre de la autoridad que emitió el documento) del documento que certifica la identidad de los ciudadanos a los que se hace referencia en el párrafo 8 de este procedimiento y la fecha de nacimiento (día, mes, año - números arábigos) de estas personas se anotan en la columna 4 del registro. .

Al solicitar un acta notarial de un representante de una persona física o jurídica, además de la información que figura en el primer párrafo de esta cláusula, se indican los detalles del documento que confirma su autoridad (nombre, fecha de emisión, quién lo emitió y, en el caso de la certificación de documentos, también el nombre, las iniciales y la posición de la persona que certificó el documento), el estado o la posición de esta persona, si corresponde, y los detalles (serie, número, fecha de emisión y nombre de la autoridad que emitió el documento) ent) un documento que confirma el estado o posición.

184. La columna 5 del registro deberá contener un resumen de la acción notarial, teniendo en cuenta las características previstas en este párrafo.

Al testificar la fidelidad de una copia del documento, se indicará el nombre del documento; su resumen apellido, nombre, patronímico de un ciudadano y (o) el nombre de la persona jurídica a la que pertenece este documento; Quién expidió el documento y la fecha de su emisión. Por ejemplo: "Copia del certificado de nacimiento de Sofia Pavlovna Ivanova emitido el 10/05/1982 por la Oficina de Registro Civil Soviética de Voronezh".

Si el testimonio de la exactitud de varias copias de un documento, entonces el número de copias de las copias. Por ejemplo: "3 copias del certificado de nacimiento de Sofia Pavlovna Ivanova emitido el 05/10/1982 por la Oficina de Registro Civil Soviética de Voronezh".

Si el testimonio de la exactitud de una copia del documento contenido en una página, no se especifica el número de copias y páginas en el registro.

Si una copia del documento se presenta en varias páginas, se indica el número de páginas de la copia. Por ejemplo: "Copia del certificado de nacimiento de Ivanova Sofia Pavlovna, emitido el 05/10/1982 por la Oficina de Registro Civil Soviética de Voronezh, 2 páginas"; "3 copias del certificado de nacimiento de Sofia Pavlovna Ivanova, emitido el 10/05/1982 por el registrador soviético Voronezh, 2 páginas".

Cuando se certifican transacciones, incluidos los consentimientos, poderes notariales, se indica el tipo de transacción y, con respecto a los contratos, también se indica el objeto de la transacción. Por ejemplo: "Contrato de venta de apartamentos", "Testamento", "Poder notarial", "Consentimiento". Los certificados emitidos por un notario (sobre el derecho a la herencia, sobre la propiedad de una parte de la propiedad común de los cónyuges, sobre el estado de vida de un ciudadano, etc.) se registran de la misma manera.

Cuando un notario hace una protesta (una protesta marítima, una protesta de facturas), notas ejecutivas, la aceptación de un depósito de dinero y valores, se indica el nombre del acto notarial.

Cuando se certifica un documento, no se conserva una copia en los asuntos del notario, se indica el apellido, el nombre y el nombre patronímico del ciudadano y (o) el nombre completo de la entidad legal respecto de la cual se realiza la autoridad, el lugar de residencia o la ubicación de esa persona, un resumen de la autoridad. Por ejemplo: "El poder notarial a nombre de Ivan Petrovich Ivanov, que reside: Moscow, Svobody st., 36, apt. 47, para la venta a un precio y según los términos y condiciones a su discreción. Apartamentos en: Moscow, Vavilova st., d. 5a, trimestre 32, representación en varias organizaciones, recopilación y presentación de documentos, registro de transferencia de derechos y contratos, recepción de dinero y documentos registrados por un período de 1 año, sin el derecho de sustitución ".

Al certificar la autenticidad de la firma en el documento, se indica el nombre de la acción notarial y el documento en el que se evidencia la autenticidad de la firma.

185. En la columna 6 del registro, el monto de la obligación estatal (tasa notarial) cobrada por los actos notariales se indicará en cifras.

Si el impuesto estatal cobrado (tarifa notarial) se devuelve total o parcialmente, esta columna contiene los detalles del documento (serie, número, fecha de emisión y el nombre de la autoridad que emitió el documento), sobre la base de los cuales se devuelve el impuesto estatal (tasa notarial) y el monto devuelto (en dígitos) .

Si una persona está exenta (en todo o en parte) de pagar una tarifa estatal (tarifa notarial) por realizar un acto notarial, se registra lo siguiente en el registro: "Exento de pago sobre la base de (se indica la base de la exención del pago) en la cantidad (se indica el 100% o el 50%) ".

186. En el recuadro 7 del registro, todas las personas que vengan a realizar el acta notarial deberán escribir personalmente sus iniciales y apellidos y colocar una firma.

Cuando una persona está exenta (en todo o en parte) de pagar una tarifa estatal (tarifa notarial) por acción notarial, esta persona también declara personalmente: "Se otorga un privilegio para pagar la obligación estatal (tarifa notarial) en la cantidad (se indica el 100% o el 50%)".

En el caso de otorgar privilegios para pagar la obligación estatal (arancel notarial) para los actos notariales, la entrada especificada en el segundo párrafo de esta cláusula se lleva a cabo antes de ingresar el registro de iniciales, apellidos y la colocación de un mural.

Al realizar un acta notarial en relación con una persona que no puede firmar personalmente, la persona que firmó el documento escribe con su propia mano: "En vista de (la razón por la cual la persona no puede suscribirse personalmente) se indica como Ivanov I.P. para él - (a continuación se toman las medidas mencionados en los párrafos uno y dos de esta cláusula). "

Enmiendas (adiciones, adiciones, correcciones), necesariamente negociadas. Las correcciones deben hacerse de modo que todo lo escrito erróneamente, y luego tachado o corregido, pueda leerse en su forma original, sin usar pintura correctiva. Las enmiendas son notarizadas por firma.

7. Las inscripciones en el registro pueden ser realizadas por un notario, un interno de notario, un asistente de notario u otra persona autorizada que trabaje bajo un contrato de trabajo en una oficina de notario público o con un notario que ejerza la práctica privada.

8. La columna 1 del registro debe indicar el número de secuencia de la acción notarial desde el comienzo del año calendario.

Un número de registro individual, que es parte de un número de acción notarial de acuerdo con la cláusula 167 de las Reglas de la Secretaría de la Notaría, no se puede ingresar en la columna 1.

Al certificar la fidelidad de varias copias de un documento, solo se permiten los primeros y últimos números de registro en el registro del acta notarial.

9. La columna 2 del registro deberá indicar la fecha del acto notarial, que debe coincidir con la fecha indicada en el documento de identificación, certificado u otro documento emitido por el notario, a menos que el contenido del acto notarial indique lo contrario.

10. En la columna 3 del registro, al realizar un acto notarial en nombre de una persona, se indican su apellido, nombre y patronímico (si está disponible), su fecha de nacimiento (día, mes, año, en números arábigos) y su lugar de residencia.

Al realizar un acto notarial en nombre de una entidad legal, su nombre se indicará de acuerdo con los documentos constitutivos, la ubicación, los documentos que confirmen la capacidad legal de la persona jurídica.

Para un representante de una persona física o jurídica (incluidos los padres, tutores, custodios, personas que actúan bajo poder), la columna 3, además de la información que figura en los párrafos uno y dos de esta cláusula, especifica los detalles del documento que confirma su autoridad (nombre, fecha de emisión). quién emitió si el documento está certificado (fecha, número de registro del certificado, apellidos, iniciales, cargo de la persona que certifica el documento), estado o cargo de esta persona (si está disponible) y detalles del documento que lo confirma de la condición o posición (serie, número, fecha de emisión y el nombre de la autoridad expedidora).

En la columna 3, la información sobre la persona representada se indica primero y luego en el representante.

Además de los datos sobre las personas que solicitaron un acto notarial, los datos que figuran en el primer párrafo de esta cláusula incluirán información sobre testigos, traductores, ejecutores del testamento, personas que firman el documento en lugar de la persona que no puede firmar personalmente (indicando la razón por la que Para un acto notarial, no se puede firmar personalmente).

También en relación con el representante de una persona física o jurídica (incluidos padres, tutores, fideicomisarios, personas que actúan bajo un poder), testigos, traductores, ejecutores del testamento, personas que firman el documento en lugar de una persona que no puede firmar personalmente, se indica el estado correspondiente: el representante, el testigo, el traductor, el albacea de la voluntad, la persona que firmó el documento en lugar de la persona que no puede firmar personalmente.

Si varias personas solicitaron la ejecución de un acto notarial, los datos de las personas físicas y jurídicas enumeradas en los párrafos uno y dos de esta cláusula se indican en la columna 3 del registro para cada una de estas personas.

   el registro, los datos enumerados en los párrafos 1 y 2 de la columna 3 de la columna 3 del registro de las palabras "él (ellos, ellos) es el mismo" o una referencia al número del registro de la primera acción notarial.

Al ingresar información sobre la acción notarial en el registro de acciones notariales del Sistema de Información Unificado del notario, la columna 3 indicará solo el apellido, el nombre y el apellido (si corresponde) de la persona que firmó en la columna 8 del registro.

columna 3 del registro de las palabras "él (ellos, ellos) es el mismo" o referencias al número del registro de la primera acción notarial.

11. La columna 4 del registro deberá contener los detalles (serie, número, fecha de emisión y el nombre de la autoridad que emitió el documento) del documento de identidad.

Si una o varias personas solicitaron varias acciones notariales que están consistentemente registradas en el registro, los datos enumerados en el primer párrafo de esta cláusula pueden aparecer en la columna 4 del registro una vez: al registrar el primer acto notarial realizado para la persona (s) (personas). Al registrar las acciones notariales posteriores realizadas para esta (su) persona (s), se permite indicar en la columna 4 del registro las palabras "eso (el mismo)" o referencia al número de registro del primer acto notarial.

Al ingresar información sobre la acción notarial en el registro de acciones notariales del Sistema de Información Unificado del Notariado, la columna 4 no se completa.

Al realizar un acta notarial, los detalles (serie, número, fecha de emisión y nombre de la autoridad que emitió el documento) de los documentos que certifican la identidad de las personas relevantes se ingresan en la secuencia especificada en la columna 3.

Si una persona o varias personas, después de realizar un acta notarial, información sobre la cual se inscribe en el registro de acciones notariales del sistema de información unificado de los notarios, solicitaron otro acta notarial, se permite indicar en la columna 4 del registro las palabras "that (that, same)" o referencias a Número de registro de la primera acción notarial.

12. La columna 5 del registro presenta un resumen de la acción notarial que toma en cuenta las características previstas en este párrafo, y también indica la forma de la escritura notarial si la escritura notarial se realiza en forma electrónica.

13. Al testificar la fidelidad de una copia del documento, se indica la siguiente información: el nombre del documento; su resumen el apellido, el nombre y el nombre patronímico (si corresponde) del ciudadano o el nombre de la entidad legal que posee este documento; Quién expidió el documento y la fecha de su emisión.

Si el testimonio de la exactitud de varias copias de un documento, entonces el número de copias de las copias.

Si el testimonio de la exactitud de una copia del documento contenido en una página, no se especifica el número de copias y páginas en el registro.

Si una copia del documento se presenta en varias páginas, se indica el número de páginas de la copia.

14. Al certificar transacciones, una copia de la cual permanece en los asuntos del notario, se indica el tipo de transacción y, con respecto a los contratos, también se indica el objeto de la transacción. Al emitir un certificado notarial en la columna 5 del registro, se indica el tipo de certificado (por ejemplo, el derecho a la herencia, la propiedad de una parte de la propiedad común de los cónyuges, otorgada al cónyuge sobreviviente, sobre la supervivencia del ciudadano).

Cuando un notario hace una protesta (una protesta marítima, una protesta de facturas), notas ejecutivas, la aceptación de un depósito de dinero y valores, se indica el nombre del acto notarial.

Al certificar la autenticidad de la firma en el documento, se indicará el nombre de la acción notarial y un resumen del documento en el que se certifica la autenticidad de la firma.

15. Al certificar un documento, cuya copia no se conserva en los asuntos del notario, se presenta un resumen del documento.

16. Al ingresar información sobre la acción notarial en el registro de acciones notariales del Sistema de Información Unificado de los notarios, en la columna 5 del registro solo se indica el nombre de la acción notarial.

17. En la columna 6 del registro, el monto del impuesto estatal (tarifa notarial) cobrado por los actos notariales se indicará en cifras.

Si el impuesto estatal cobrado (arancel notarial) se devuelve total o parcialmente, esta columna contiene los detalles del documento (serie, número, fecha de emisión y el nombre de la autoridad que emitió el documento), sobre la base de los cuales se devuelve el impuesto estatal (tasa notarial), y la cantidad devuelta ( en números).

Si una persona está exenta (en todo o en parte) de pagar una tarifa estatal (arancel notarial) por realizar un acto notarial, la base de la exención del pago de la obligación estatal (arancel notarial) y la cantidad del privilegio otorgado en rublos se registra en el registro.

Al realizar un acto notarial fuera de las instalaciones de un notario, en la columna 6 del registro se indicará la dirección en la que se realizó el acto notarial.

18. En la columna 7 del registro se indicarán en cifras los montos recibidos por el notario para la prestación de servicios legales y técnicos.

Si no se han proporcionado servicios legales y técnicos, se debe ingresar un guión en la columna 7 del registro.

19. En el recuadro 8 del registro, todas las personas que solicitaron un acta notarial, así como el masterplayer, el traductor, los testigos y el ejecutor del testamento, se oponen personalmente a la entrada en la columna 4 del documento que certifica la identidad de la persona interesada, escriben sus iniciales y apellidos y la firma.

En lugar de las iniciales de la persona que vino para llevar a cabo el acto notarial, así como el oficial golpeador, el traductor, el testigo y el albacea de la voluntad, su nombre y su patronímico (si está disponible) se pueden escribir en su totalidad.

20. Si una persona solicitó varias acciones notariales al mismo tiempo que están constantemente registradas en el registro, su apellido y sus iniciales pueden indicarse en la columna 8 del registro una vez durante el registro del primer acto notarial realizado para la persona. Al registrar los actos notariales posteriores realizados para esta persona, solo se permiten las firmas.

La organización adecuada de los notarios, el servicio claro y rápido a los ciudadanos y las organizaciones, y la cultura del papeleo dependen en gran medida de la organización adecuada del trabajo administrativo en la oficina del notario.

Desafortunadamente, hoy en día, la gestión de pedidos es una de las cuestiones más no reguladas por la ley de la práctica notarial.

De acuerdo con el art. 9 Los fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia sobre el trabajo notarial notarial son llevados a cabo por notarios de acuerdo con las normas aprobadas por el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia junto con la Cámara Federal de Notarios. Sin embargo, hasta la fecha, las reglas de mantenimiento de registros no se han desarrollado. El único documento que no se ha cancelado formalmente, aunque se ha quedado esencialmente desactualizado, es el Manual de instrucciones para el trabajo de oficina en las oficinas de notarios de la RSFSR, aprobado por el Ministerio de Justicia de la RSFSR el 19 de agosto de 1976 N 32. Al mismo tiempo, es necesario un procedimiento de gestión de oficina unificada. Esto es especialmente importante cuando se transfieren casos de un notario a otro en relación con la adición de poderes. Algunas cámaras notariales regionales han desarrollado sus propias instrucciones (reglamentos, reglas, etc.) sobre el trabajo de oficina aplicado por notarios dentro de la región, algunas de las cuales están preparadas a un alto nivel profesional, pero la fuerza legal de tales reglas locales es muy condicional.

Con miras a la unidad de la práctica del trabajo de oficina por parte de todos los notarios y en ausencia de cualquier otro material normativo, obviamente es aconsejable adherirse al menos a las reglas básicas establecidas por la Instrucción y el Apéndice No. 1 mencionados anteriormente, naturalmente, teniendo en cuenta los cambios en los requisitos del derecho civil y familiar.

Al registrar acciones notariales, los notarios deben guiarse por la Orden del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa del 10 de abril de 2002 N 99 "Al aprobarse los formularios de registro para el registro de acciones notariales, certificados notariales y marcas de identificación de transacciones y documentos probados", el anexo contiene formularios de actos notariales.

El trabajo de la oficina notarial se lleva a cabo en ruso o en el idioma estipulado por la legislación de las repúblicas dentro de la Federación Rusa, la región autónoma y los distritos autónomos. Si la persona que solicita la acción notarial no habla el idioma en el que se lleva a cabo el trabajo administrativo notarial, los textos de los documentos emitidos deben ser traducidos por un notario o un traductor.

El procesamiento notarial incluye:

- mantener la documentación directamente relacionada con la ejecución de actos notariales;

- documentación organizativa y administrativa;

- trabajar con quejas, declaraciones y otras cartas de ciudadanos y organizaciones y controlar su consideración;

- elaboración de nomenclaturas;

- Mantener el archivo de la oficina del notario.

La responsabilidad de la organización y la correcta formulación de la documentación y el estado del archivo es responsabilidad del notario. El control sobre la implementación de las reglas de mantenimiento de registros por parte de los notarios involucrados en la práctica privada es llevado a cabo por las autoridades judiciales junto con las cámaras notariales regionales.

Para el registro de documentos y el control sobre su ejecución, los siguientes libros y revistas deben mantenerse en la oficina de notario (Apéndice No. 1 de las Instrucciones para el mantenimiento de registros):

a) diario de correspondencia entrante (formulario N 1);

b) el diario de correspondencia saliente (formulario N 2);

c) libro para correspondencia local (formulario N 3);

d) El libro de quejas y sugerencias (formulario N 4).

Estos libros y revistas, así como todos los demás libros y revistas, deben estar atados, sus hojas numeradas y selladas con el sello del órgano de justicia (para oficinas de notarios públicos) o cámara notarial (para notarios de práctica privada).

Al compilar certificados notariales y marcas de identificación, mantener registros para registrar actas notariales, así como otros libros relacionados con actas notariales, actualmente es posible adherirse a las Pautas para completar formularios de registro para registrar actas notariales, certificados notariales y marcas de identificación en las transacciones y documentos que deben certificarse. Aprobado por el Ministerio de Justicia de la URSS el 29 de diciembre de 1973 (Apéndice 2), nuevamente, teniendo en cuenta los cambios en el actual Derecho civil y familiar. Los documentos organizativos y administrativos deben incluir el apellido, el nombre del notario, el nombre del distrito notarial en el que se lleva a cabo la actividad notarial y la dirección postal (generalmente reproducida en la forma del documento), el nombre del tipo de documento y su título. Al redactar y procesar documentos, también es necesario cumplir con los requisitos de las Disposiciones Básicas del Sistema Estatal Unificado de Trabajo de Oficina sobre direccionamiento, certificación de documentos, fechas y marcas en su aprobación y ejecución.

El nombre del tipo de documento debe indicarse en cada documento (excepto la letra).

El título está redactado en cualquier documento A4 (210 x 297 mm), independientemente de su finalidad.

El título está formulado por el compilador, debe ser extremadamente breve y reflejar con precisión el contenido del documento. El título no está adherido a anuncios y mensajes telefónicos.

Al escribir una dirección en un documento, debe observar las siguientes reglas:

- el documento está dirigido a la institución, su subdivisión estructural o un funcionario específico;

- el nombre de la institución y su división estructural se indica en el caso nominativo;

- cuando se envía un documento a un funcionario, el nombre de la institución se indica en el caso nominativo y la posición y el nombre del destinatario - en el dativo

- la dirección de correo del corresponsal se indica completamente después del nombre de la institución a la que se envía el documento. En el caso de que el documento se envíe a los ciudadanos, primero se indica la dirección postal y luego el nombre y las iniciales del destinatario.

Antes de la dirección de correo del corresponsal, se indica el índice de la empresa de comunicación del destino.

La fecha en el documento se fija al escribir la fecha y el año en números, y el mes en palabras o tres pares de números arábigos. Si el documento no fue redactado en un formulario, la fecha se encuentra debajo de la firma en el lado izquierdo del documento.

La firma incluye: la designación de la posición de la persona que firma el documento, la firma personal y su decodificación, por ejemplo, "Notario (firma) N.A. Sergeev.

Al firmar los documentos redactados por la comisión, no se trata de las posiciones de las personas que conformaron el documento, sino de la distribución de deberes en la composición de la comisión (presidente de la comisión, miembros de la comisión).

Los anexos al documento se enumeran después del texto del documento, indicando el número de hojas en cada anexo y el número de copias.

Si el documento tiene aplicaciones mencionadas en el texto, la aplicación debe indicar solo el número de hojas y el número de copias.

Todos los documentos (incluidas las solicitudes) que requieren la ejecución de una oficina de notaría están sujetos a registro.

Solo no se registran varias publicaciones impresas, avisos publicitarios, correspondencia personal, tarjetas de felicitación, tarjetas de invitación y otros documentos similares que no estén relacionados con las actividades del notario.

Al recibir la correspondencia entrante en la oficina del notario, primero se selecciona la correspondencia, se entrega al destino incorrecto y se verifica la integridad del adjunto. La correspondencia entregada por error se envía en los accesorios.

Si se detecta la ausencia de documentos o archivos adjuntos a los mismos, se informa al remitente.

Se abren todos los sobres, con la excepción de la correspondencia personal y cartas a organizaciones públicas. Los sobres generalmente se destruyen, excepto cuando son necesarios para establecer la dirección del remitente, así como el momento de envío y recepción de la correspondencia.

En todos los documentos entrantes en la esquina inferior derecha de la primera página, se coloca un sello de registro (Apéndice 1, Formulario N 5). Poner la fecha de recepción del documento no es su registro. Los documentos a registrar se registran el día de su recepción.

Los documentos no registrados, incluidos los documentos enviados a organizaciones públicas y marcados como "personalmente" se transfieren a su destino.

Los documentos a registrar se registran en el Diario entrante (Apéndice 1, Formulario N 1). En cada uno de estos documentos, además de la fecha de recepción, también se anota el número con el que está registrado en la revista y el número del caso (atuendo) en el que se formará el documento (cosido).

Solicitudes de aceptación de herencia, emisión de certificados de herencia, rechazo de herencia, pago de gastos de propiedad heredada, toma de medidas para proteger propiedad heredada, reclamaciones de acreedores, informes de cuerpos judiciales e investigadores sobre la imposición de arrestos a bienes raíces, si Recibido por correo, registrado en el Diario de correspondencia entrante y aceptado para su ejecución.

Las propuestas, solicitudes y quejas de los ciudadanos se registran, como el resto de la correspondencia, en el Diario de la correspondencia entrante y, después de su ejecución, se archivan en un negocio (atuendo) previsto en la nomenclatura de asuntos de la oficina del notario.

El notario que examinó el documento decide la cuestión del orden y el momento de su ejecución (el documento se acepta para la producción, el corresponsal se responde esencialmente, etc.).

El documento se considera completado cuando todas las preguntas planteadas en él se resuelven y, si es necesario, se responde al corresponsal.

En el documento ejecutado se estampa la ejecución y la dirección de su caso (atuendo).

Una marca de ejecución se coloca en el campo inferior de la primera hoja del documento o, por falta de espacio en la parte posterior de la primera hoja del documento, e incluye una breve declaración de la ejecución (si no hay un documento que certifique la ejecución), así como las palabras "en acción" y el número de caso (atuendo) en El cual debe ser archivado por el documento ejecutado.

Los documentos salientes se registran en el Diario de correspondencia saliente (Apéndice 1, Formulario N 2).

El número de la correspondencia saliente y el número del caso (orden de trabajo) en el que se almacenará la copia del documento saliente se colocan en el documento saliente.

La correspondencia se envía a los destinatarios por correo o a través del mensajero. En este último caso, se entrega al destinatario contra un recibo en el Libro de espaciado (Apéndice 1, Formulario N 3).

La nomenclatura de casos (órdenes) se compila sobre la base de la nomenclatura aproximada (Apéndice 1, Formulario N 6).

En la nomenclatura deben incluirse todos los casos (trajes), que se mantienen en la oficina de un notario, así como registros, libros, revistas.

La nomenclatura es aprobada por un notario. La nomenclatura actual al final de cada año se actualiza y vuelve a entrar en vigor el 1 de enero del año siguiente.

Si, durante el año, la oficina del notario se vuelve necesaria para establecer una institución (casos) no contemplada por la nomenclatura, se incorporarán adicionalmente a la nomenclatura. Para hacer esto, la nomenclatura proporciona números de respaldo.

Al final del año, al final de la nomenclatura, se hace un registro final del número de casos instituidos (equipos).

Esta copia de la nomenclatura de casos (pedidos) es un documento contable para casos de almacenamiento temporal y se almacena en el archivo de la oficina del notario de forma permanente.

Todos los documentos disponibles en la oficina del notario después de su ejecución se agrupan en asuntos (trajes).

Las solicitudes para aceptar una herencia, para emitir un certificado de herencia o rechazar la herencia, para pagar los gastos a expensas de la propiedad heredada, para tomar medidas para proteger la propiedad heredada por la cual se han tomado estas medidas, así como las reclamaciones de los acreedores se forman inmediatamente en herencia separada. En cada caso, cada caso recibe un índice correspondiente a la nomenclatura de casos (trajes), se registra en el Libro de registro de casos de herencia (Apéndice 1, Formulario N 7) y se le asigna un número correspondiente al número de serie de este el libro

Todos los documentos relacionados con el registro de la herencia en la solicitud especificada se archivan en el patrimonio.

Si el caso de herencia no se completa en la producción en el año en curso, entonces pasa al año siguiente con el mismo número y no está sujeto a reinscripción.

Agrupados en el caso (trajes) deben ser documentos del mismo año de oficina. Dentro de la caja (documentos), los documentos se sistematizan en orden cronológico, y el documento de respuesta debe ubicarse después del documento de consulta.

Nomenclatura aproximada de los casos (órdenes)

oficina de notario (notario)

I-1. Órdenes e instrucciones del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa, el Ministerio de Justicia de la república autónoma, territorio, región, aclaración de las cámaras notariales federales y regionales sobre cuestiones notariales.

I-2. Documentos de actividades financieras y económicas.

I-3. Informes estadísticos.

I-4. Ayuda y actos de los resultados de la auditoría de la oficina del notario.

I-5. Actas de reuniones de producción.

I-6. Pedidos, contratos de trabajo y otros documentos de personal.

I-7. Materiales sobre la síntesis de la práctica notarial.

I-8. Correspondencia con instituciones y organizaciones.

I-9. Solicitudes de personas no relacionadas con actos notariales, y respuestas a las mismas.

I-10. La nomenclatura de asuntos de un notario.

I-11. Inventarios de materiales documentales archivados.

I-12. Diario de registro de correspondencia entrante.

I-13. Registrar correspondencia saliente.

I-14. Libro de quejas y sugerencias.

I-15. El registro de llamadas del notario en la casa.

II-1. Contratos para la construcción de edificios residenciales.

II-2. Acuerdos sobre la enajenación de bienes inmuebles y los documentos en base a los cuales estén certificados.

II-3. Contratos de garantía de propiedad y documentos en base a los cuales están certificados.

II-4. Otros contratos.

II-5. Poder de abogado

II-6. Testamentos Notarizados.

II-7. Herencia

II-8. Certificado de título de la acción en la propiedad común de los cónyuges.

II-9. Certificados de certificación de los hechos de encontrar personas vivas y en un lugar determinado, la identidad del ciudadano con la persona que figura en la tarjeta fotográfica, la aceptación de documentos para su almacenamiento.

II-10. Documentos para certificar el tiempo de presentación de documentos.

II-11. Documentos sobre la transferencia de solicitudes de ciudadanos, instituciones, empresas y organizaciones a otros ciudadanos, instituciones, empresas y organizaciones.

II-12. Documentos sobre la comisión de operaciones de depósito.

II-13. Copias de notas ejecutivas con documentos relacionados.

II-14. Actos de protestas marítimas.

II-15. Documentos redactados en relación con el suministro de pruebas.

II-16. Correspondencia con instituciones y ciudadanos sobre actos notariales.

II-17. Archivos personales de entidades jurídicas.

Ii-18. Decisiones de rechazar los actos notariales.

II-19. Decisiones sobre la dirección de los documentos a examinar.

II-20. Registros para el registro de actas notariales.

II-21. Registros para el registro de arrestos impuestos a bienes inmuebles por autoridades judiciales e investigativas.

II-22. Libro de contabilidad de casos hereditarios.

II-23. Libro alfabético de contabilidad de casos hereditarios.

II-24. Libro alfabético de la cuenta de los testamentos.

II-25. Libro alfabético de detenciones contables impuestas a bienes inmuebles.

II-26. El libro de estados contables para la adopción de medidas de protección de los bienes hereditarios.

II-27. El libro de la cuenta de valores al tomar medidas para proteger la propiedad hereditaria.

Los documentos notariales: certificados, contratos y otros documentos sobre la base de los cuales se hacen, así como los registros y libros de registro se guardan en una oficina de notario en condiciones que garantizan su seguridad.

No se permite el retiro y la emisión de documentos de casos (pedidos).

En casos excepcionales (a solicitud del tribunal, la oficina del fiscal, las autoridades investigadoras y la investigación en relación con casos penales o civiles en sus procedimientos), dicha retirada se realiza con la obligación de dejar una copia certificada del documento retirado, el protocolo de incautación o la solicitud judicial.

Los certificados de actas y documentos notariales se emiten de conformidad con los requisitos del art. 5 Fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia en el notario.

Al final del año, el notario prepara los casos para el almacenamiento de archivos: se aclara la sistematización de los documentos en los casos (los casos se reforman si es necesario), los casos (equipos) se archivan, los casos permanentes y de larga duración se encuentran en una tapa dura, los documentos se barajan en orden cronológico y se cosen. Las hojas de asuntos están numeradas. Las hojas están numeradas en la esquina superior derecha de cada hoja del documento con un lápiz. Si las hojas anteriormente tenían una numeración que no coincide con la nueva, entonces los números antiguos se tachan con un simple lápiz, y el nuevo número se pone lado a lado.

Al final de la vestimenta, en una hoja en blanco por separado, la inscripción del testigo se realiza de la siguiente forma: “En el caso (vestimenta), se cosen y numeran 5 (cinco) hojas. Notario (firma), fecha ".

Las cubiertas de los casos (pedidos) se elaboran de acuerdo con el Apéndice 1 (Formulario N 8). El título en la portada del caso (vestimenta) se transfiere de la nomenclatura de casos. La portada también indica el año de su educación en la oficina notarial.

El número de hojas en el caso (atuendo) se indica con números en base a los datos de la inscripción del testigo.

Los inventarios se hacen para el almacenamiento permanente. El inventario consta de secciones anuales y es una lista de los encabezados de casos (pedidos) con la inclusión de la información necesaria sobre su composición y contenido (Apéndice 1, Formulario N 9, 10).

Simultáneamente con la preparación de documentos para su almacenamiento, se realiza la selección de documentos a destruir.

La selección de documentos para su destrucción está documentada por un acto (Anexo 1, Formulario N 11).

Al seleccionar documentos para su destrucción, es necesario tener en cuenta los períodos de almacenamiento de documentos, guiados por la lista de documentos del Ministerio de Justicia de la URSS, órganos de justicia y tribunales, que indican el período de almacenamiento de documentos aprobado por el Ministerio de Justicia de la URSS el 31 de enero de 1980 y la Administración de archivo principal bajo el Consejo de Ministros de la URSS el 25 de abril. 1980

En el caso de la adición de poderes por un notario que se dedica a la práctica privada, su archivo se transfiere mediante una decisión conjunta del cuerpo de justicia y la cámara notarial a otro notario. En la transferencia del archivo, se elabora un acto apropiado, aprobado por la autoridad judicial y la cámara notarial.

Las formas de los registros para el registro de acciones notariales, los certificados notariales se aprueban por Orden del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa del 10 de abril de 2002 N 99 “Sobre la aprobación de formularios de registros para el registro de acciones notariales, certificados notariales y etiquetas de certificación de ofertas y documentos que deben certificarse” y se adjuntan a este:

- el registro para el registro de acciones notariales de un notario (formulario N 1);

- el registro para el registro de prohibiciones de enajenación de bienes muebles e inmuebles, así como los arrestos impuestos por las autoridades judiciales y de investigación (Formulario No. 2).

Al completar los registros de registro de acciones notariales, certificados notariales y marcas de identificación en los documentos, actualmente es posible adherirse a las principales disposiciones contenidas en la carta de instrucciones del Ministerio de Justicia de la URSS del 24 de noviembre de 1986, en la parte en que no se contradice con la legislación vigente.

Todos los actos notariales realizados por notarios, excepto las operaciones de depósito, deben registrarse en el registro para el registro de actos notariales (anexo a la Orden del Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia, formulario N 1).

Los registros deben ser encadenados, sus hojas numeradas. El número de hojas está certificado por la firma de un empleado del Ministerio de Justicia de la República de la Unión (que no tiene una división regional), una república autónoma, un ministerio (departamento, departamento) de justicia de la región, y para los notarios dedicados a la práctica privada, es posible que la firma del empleado de la cámara notarial. La firma del trabajador está sellada por la autoridad competente.

El registro notarial en el registro lo realiza un notario u otro empleado de la oficina del notario solo después de que el documento de identificación o el documento emitido esté firmado por el notario.

Las líneas en blanco en el registro deben estar tachadas, no se permiten borrados y las enmiendas deben especificarse mediante la firma del notario.

En la columna 1 del formulario N 1 se indica el número ordinal de la acción notarial desde el comienzo del año. El número bajo el cual se registra la acción notarial en el registro se indica en los documentos emitidos por el notario y en las inscripciones de identificación en los documentos.

La fecha del acto notarial indicado en la columna 2 debe coincidir con la fecha indicada en el documento de identificación, en el certificado o en otro documento redactado por el notario.

La columna 3 indicará los apellidos, nombres, nombres patronímicos y lugares de residencia de los ciudadanos para los que se realiza un acto notarial, o sus representantes (padres, tutores, tutores, personas que actúan bajo un poder), en esta columna los apellidos, nombres y patronímico de los ciudadanos que firmaron para aquellos que no pueden firmar por su cuenta, así como traductores.

Si se realiza un acto notarial para una entidad legal, esta casilla debe indicar el nombre completo de la entidad legal, los documentos que confirman su capacidad legal y la información sobre el representante.

Si declarar la fidelidad de la copia del documento no fue el ciudadano a nombre de quien se emitió este documento, sino a petición de otro ciudadano, se indicarán el apellido, el nombre y el apellido del ciudadano que apareció y su lugar de residencia. En los casos en que se deje una copia de un documento notarial en los asuntos de una oficina de notario o de un notario (contrato, testamento, etc.), no se indica la dirección de los ciudadanos por los cuales se cometió dicho acto notarial.

La columna 4 del registro debe indicar la serie, el número, la fecha de emisión y quién emitió el pasaporte u otro documento presentado para establecer la identidad del acto notarial, y el año de nacimiento que confirma la verificación de la capacidad de los participantes para certificar transacciones y realizar una serie de otros actos notariales.

En el recuadro 5, al declarar la fidelidad de una copia de un documento, se indican el nombre del documento, su breve contenido, apellido, nombre y apellido del ciudadano que posee el documento, quién lo emitió y la fecha de emisión. Por ejemplo: “Cop. Swith sobre el nacimiento Ivanova Sofia Pavlovna 10.05.82, edición Registro soviético en Moscú ", o" 2 policías. diploma Sidorina Nina Dmitrievny, vd. MSTU 08.06.85.

Si se evidencia que varias copias de un documento son verdaderas, entonces se indica el número de copias. Si la copia del documento se presenta en varias páginas, se indica el número de páginas. Sin embargo, si se testifica una copia en una página, no se indica el número de copias y páginas.

Al certificar transacciones, solo el tipo de transacción se indica en esta columna. Por ejemplo, "El contrato de venta de la casa", "Voluntad", ya que el contenido detallado de la transacción se establece en una copia de la transacción, se deja en los asuntos del notario. De la misma manera abreviada se registran y emiten certificados (sobre el derecho a la herencia, sobre la propiedad de una parte de la propiedad común de los cónyuges, sobre la supervivencia del ciudadano, etc.).

En la columna 6, el monto del impuesto estatal cobrado (arancel notarial) se indicará por separado para las acciones notariales y para la redacción de transacciones, declaraciones y copias de documentos.

Si el impuesto estatal (arancel) está sobrecargado o el impuesto cobrado en exceso se devuelve, entonces la marca correspondiente se hace en esta casilla.

Al hacer copias de los documentos que se dejan en los asuntos del notario en lugar de los auténticos (por ejemplo, en el registro de la herencia), cuando el trabajo no se realizó en el momento de las acciones notariales, este trabajo se registra en el registro para el registro de las acciones notariales que indican el arancel estatal (arancel) que se le imputa. registro La inscripción en el registro del trabajo anterior debe realizarse bajo el mismo número, independientemente del número de documentos producidos. Cuando este trabajo técnico se realiza simultáneamente con un acto notarial, entonces se registra bajo un número con un acto notarial.

Si el documento o la persona por la que se realiza el acto notarial está exento del pago del impuesto estatal (arancel), la columna 6 indicará: "Exento del deber estatal sobre la base de (se indica la base para la exención del impuesto o arancel estatal)". En estos casos, las personas que reciben documentos notariados indican en la columna 7 del registro que recibieron el documento de forma gratuita.

En caso de detección de errores en la numeración de las acciones notariales en el registro, un acto firmado por un notario se redacta y se adjunta a este registro. Al preparar un informe estadístico, se deben tener en cuenta las discrepancias en la numeración.

La necesidad de la existencia de un registro en el formulario N 2 es actualmente cuestionable por las siguientes razones.

Primero, los notarios actualmente no imponen prohibiciones a la enajenación de bienes. El artículo 76 de los Fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia sobre la notaría tiene carácter general: la imposición de prohibiciones a la enajenación de bienes se lleva a cabo en las condiciones y en la forma establecida por la legislación de la Federación de Rusia. Hasta la fecha, tales condiciones no existen. Incluso si procedemos del hecho de que en el futuro cualquier regulación establecerá el deber y el procedimiento para imponer prohibiciones por parte de notarios, las prohibiciones, como cualquier otra acción notarial, deben registrarse en el registro de registro de acciones notariales. No tiene sentido el doble registro de prohibiciones, por supuesto; bastaría con mantener un registro alfabético de prohibiciones de enajenación de bienes.

En segundo lugar, la legislación vigente no impone a los notarios, sino a las instituciones judiciales que llevan a cabo el registro estatal de los derechos sobre los bienes inmuebles y las transacciones con ellos.

Algunos notarios mantienen un registro del formulario N 2 para crear su propia base de datos, registrando en ella información sobre los arrestos impuestos por las autoridades judiciales y de investigación, así como las autoridades fiscales y aduaneras con la sanción del fiscal, recibidas directamente por el notario. Sin embargo, tales registros, naturalmente, no poseen información completa.

Las formas de los certificados notariales se aprueban mediante una orden del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa de 10 de abril de 2002 N 99 "Sobre la aprobación de las formas de registros para el registro de acciones notariales, certificados notariales e inscripciones de certificación en transacciones y documentos que deben estar bajo testimonio".

Los certificados son preparados por un notario en hojas de papel en blanco o en formularios tipográficos especiales. El certificado del derecho a la herencia (formularios N 3 - 12) debe especificar la composición de la propiedad heredada, sus características y evaluación y, si es necesario, el lugar de su ubicación. El certificado de propiedad (formulario N 15, 16) emitido por los cónyuges o el cónyuge sobreviviente también proporciona una descripción detallada de los bienes adquiridos por los cónyuges durante el matrimonio.

Si hay un depósito en efectivo en la herencia, el monto del depósito se indica en el certificado solo a solicitud de los herederos.

En lugar de enumerar las cosas con respecto a las medidas que se tomaron para proteger los bienes hereditarios, el texto del certificado puede referirse a la ley de inventario redactada por el notario, que indica la fecha del inventario y la cantidad. Sin embargo, si el patrimonio también incluye bienes raíces, automóviles, depósitos en efectivo, acumulación, en todos los casos, en el texto del certificado de derecho de herencia, esta propiedad se indica específicamente como un elemento separado.

En los casos en que se expida un certificado del derecho a la herencia en virtud de un testamento a varios herederos en una propiedad específica, se indicará la propiedad legada a cada uno de los herederos y su evaluación.

Si la propiedad hereditaria incluye bienes raíces, el texto del certificado indica que el derecho de propiedad (otro derecho) que surja sobre su base está sujeto a registro en la institución de justicia que lleva a cabo el registro estatal de los derechos sobre bienes inmuebles y las transacciones con este, en la ubicación de los bienes raíces. Al emitir un certificado de herencia y propiedad de vehículos motorizados en el texto del certificado, se debe indicar que el vehículo está sujeto a un nuevo registro en la policía de tránsito (policía de tránsito).

Los certificados del derecho a la herencia deben contener referencias a las restricciones (gravámenes) existentes de los derechos.

Al emitir un certificado de propiedad a uno de los cónyuges (formulario N 15), las palabras "el derecho de propiedad pertenece a ..." indican: "el derecho de propiedad pertenece a la c. Petrov Semen Fedorovich en 1/2 lóbulo ".

En el segundo párrafo, las palabras "cada una de ellas" se omiten, y en lugar de las palabras "en las acciones indicadas", se escribe "en el porcentaje especificado".

Si el certificado de certificación del hecho de que un ciudadano está vivo (formas N 17-18) se realiza fuera de las instalaciones de la oficina del notario, en lugar de "Gr .____________", acudió a la oficina del notario público designado en persona a ____ horas ____ minutos, "lo que personalmente verifiqué , que aparece en la dirección indicada de su lugar de residencia a las ______ horas ______ minutos ".

Si el acto notarial se realiza en una institución médica, con salida a la casa, etc., se indicará el lugar de su comisión y dirección.

Si el menor estuvo acompañado por un tutor o fideicomisario, en lugar de las palabras "padre (madre)" se indica: "tutor (fiduciario)". Después de las palabras “se establece la identidad de los ciudadanos mencionados en el certificado”, se indica: “el hecho de la cita c. (apellido, nombre, patronímico del tutor o fideicomisario) ha sido verificado por el tutor (fiduciario) ”.

De acuerdo con el mismo formulario, se emite un certificado para la acción en el extranjero. Al mismo tiempo, en el texto del certificado, el apellido, el nombre y el patronímico del notario que certificó el hecho de que el ciudadano estaba vivo aún están indicados en su totalidad. A petición de la persona a la que se expide el certificado, el texto puede indicar su ciudadanía o nacionalidad, año y lugar de nacimiento, nombre prematrimonial, estado civil, profesión.

Debe tenerse en cuenta que el formulario N 18, que establece la apariencia obligatoria ante el notario de un ciudadano menor para certificar el hecho de que está vivo, acompañado de un representante legal, debe aplicarse teniendo en cuenta el art. 21, 26 y 27 GK: si un menor de edad ha adquirido plena capacidad legal antes de cumplir los dieciocho años, realiza actos notariales de manera independiente.

Si el certificado de certificación del hecho de que un ciudadano está en un lugar determinado (formulario N 19) se realiza fuera de la oficina del notario, en lugar de las palabras: "los locales de la oficina del notario especificados en la dirección" indican: "el lugar de residencia en la dirección especificada, que personalmente verifiqué".

Sobre la aceptación de documentos para su almacenamiento, se realiza un inventario (el nombre del documento, sus requisitos principales, a quién pertenece), que está firmado por el ciudadano que depositó los documentos y por un notario público. El inventario en la forma prescrita se sujeta con un certificado.

Si el certificado de transferencia de la solicitud (Formulario No. 21) se encuentra en el reverso de la copia de la solicitud presentada, entonces en lugar de las palabras "la solicitud contenida" puede indicarse: "el contenido de la solicitud se encuentra en el reverso de este certificado".

En los casos en que la persona que presentó la solicitud solicite indicar el contenido de la respuesta recibida o que no hubo respuesta en la fecha designada, después de las palabras “la solicitud contenida” se indica: “la solicitud recibida a través de la oficina notaria pública designada __________ (fecha en palabras) recibió la respuesta de la siguiente manera : _____________ ”o“ no se recibió una respuesta a la solicitud a través de la oficina notaria del estado designada antes de _______ (por escrito) ”.

El texto de la carta de identificación se puede hacer usando cualquier medio técnico o claramente escrito a mano. Se pueden utilizar estampillas de mastique. No se permiten limpiezas, los espacios sin rellenar deben estar tachados, se especifican los postscripts y otras correcciones. El apellido, el nombre, el patronímico del notario, el nombre del distrito notarial deben indicarse de manera clara y legible. Los dados fabricados se pueden utilizar específicamente para esto.

La certificación está escrita en la parte frontal del documento o en la parte posterior del documento. Si la marca de identificación está colocada en la parte frontal, el reverso del documento contra la inscripción está tachado. Si la marca de identificación se encuentra en la parte posterior del documento, en este caso, en la parte frontal del documento, se indica la parte del nombre de la ciudad (aldea, aldea), donde se encuentra la oficina del notario, y el resto del nombre se transfiere a la parte posterior. Por ejemplo: "Ekaterinburg-" y más adelante en la parte posterior del documento - "burg".

Si la marca de identificación no cabe en el documento relevante, puede continuar o establecerse completamente en una hoja de papel adjunta al documento. En este caso, las hojas en las que se indican el texto del documento y la marca de identificación están encuadernadas y numeradas, el número de hojas se certifica mediante la firma del notario público con la solicitud del sello de la oficina del notario. Para la presentación de una carta de certificación o su continuación, también se permite una hoja de papel con un archivo adjunto de impresión, cuya huella debe mostrarse parcialmente en la hoja pegada. No se permite adjuntar y pegar hojas de papel para la inscripción en el testimonio de fidelidad de las copias del documento.

Las fechas de registro en los textos de los contratos, poderes notariales, testamentos, otros documentos, así como la fecha de certificación en las firmas de identificación se especifican completamente en palabras.

Al certificar los acuerdos sobre la enajenación de los bienes inmuebles y los acuerdos hipotecarios, el texto de la nota de certificación debe indicar que el acuerdo (o la transferencia de la propiedad sobre la base de éste) está sujeto a registro en la institución judicial que lleva a cabo el registro estatal de los derechos de los bienes raíces y las transacciones con él. Debe tenerse en cuenta que, de acuerdo con las disposiciones del Código Civil, los siguientes acuerdos sobre la enajenación de bienes inmuebles están sujetos a registro estatal:

- un contrato para la venta de una empresa como un complejo de propiedad (cláusula 3 del artículo 560 del código civil);

- contrato para la venta de locales residenciales (cláusula 2 del artículo 558 del código civil);

- la escritura de donación de cualquier bien inmueble (cláusula 3 del artículo 574 del código civil);

- el contrato de renta vitalicia y permanente, que prevé la enajenación de bienes inmuebles en virtud del pago de la renta (artículo 584 del Código Civil);

- un contrato de mantenimiento de la vida con un dependiente (Sección 2, Art. 601 GK).

En todos los demás casos de enajenación de bienes inmuebles, solo la transferencia de la propiedad de bienes inmuebles está sujeta a registro estatal.

De acuerdo con el art. La hipoteca con contrato 339 GK está sujeta a registro estatal.

En las marcas de identificación hechas en los contratos de enajenación de vehículos motorizados, se debe indicar que el contrato está sujeto a la presentación a la policía de tránsito (policía de tránsito) para volver a matricular el vehículo.

Al certificar el poder del telegrama en la copia que queda en los asuntos del notario, el notario debe hacer constar que el poder está firmado por la persona representada en presencia del notario, su identidad está establecida y se ha verificado la capacidad.

En el caso de que el acto notarial se realice fuera de las instalaciones de la oficina del notario, el documento de identificación, así como en el registro para el registro de acciones notariales, indica el lugar de la acción notarial con la dirección. Por ejemplo: "El testamento está certificado en su casa en: Polevaya St., 3, apt. 11 ".

Si se realiza un acto notarial en una institución médica, se indicará su nombre y dirección.

En la práctica de los notarios, surge la pregunta sobre la posibilidad de incluir en los textos de identificación los detalles de la licencia de un notario de práctica privada, así como el número y la fecha de la orden para designarlo para el cargo. La Orden del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa mencionada anteriormente no contempla el reflejo de esta información en las etiquetas de identificación y los certificados, por lo que no es obligatoria, por otra parte, y no contradice la legislación vigente.

No es contra la ley incluir también en el texto de la etiqueta de certificación una indicación de que el texto del documento se lee a la persona que lo saca en voz alta. El requisito de leer el texto de la transacción, la declaración y otro documento en voz alta a sus participantes se encuentra en el art. 44 de los Fundamentos de la legislación de la Federación Rusa en la oficina notarial y, por lo tanto, es parte del procedimiento para realizar un acto notarial, por lo tanto, tal indicación puede incluirse en el texto del texto de identificación.

Si el documento o el ciudadano para el que se realiza el acto notarial está exento del impuesto estatal (arancel), la etiqueta de identificación dice: "Exento del impuesto estatal (arancel) se libera sobre la base de (se indica el motivo de la exención)".

Los solicitantes de actos notariales que no conocen el idioma en el que se realiza el trabajo administrativo deben ser traducidos por un notario o un traductor. En este caso, el documento se emite en ruso. Después del texto del documento, por ejemplo, un poder notarial, antes de la firma de la persona que se presenta, se indica: “En vista de la falta de conocimiento del idioma ruso c. (apellido, nombre, patronímico) el texto del poder de abogado fue traducido oralmente al lituano por mí, un notario (apellido e iniciales) "o" Debido a la ignorancia de la lengua rusa c. (apellido, nombre, patronímico) el texto del poder notarial fue traducido oralmente al lituano por un traductor (la firma del traductor indica el apellido, nombre, nombre patronímico) ". Después de eso, la persona firma, luego se agrega la marca de identificación del poder con las siguientes palabras en el título: "Testifico que el poder se interpretó de ruso a lituano" o "Se tradujo la firma de la persona que tradujo el texto del poder de abogado de ruso a lituano" (apellido, nombre, patronímico), cuya autenticidad testifico ".

Si, al realizar un acto notarial, un ciudadano solicita emitir simultáneamente una traducción del documento, en este caso, la etiqueta de identificación indica el desempeño de estos dos actos notariales.

Por ejemplo, cuando se certifica la fidelidad de una copia de un documento mientras se traduce simultáneamente el texto de una copia de un documento de un idioma a otro por un notario, la inscripción de certificación dice lo siguiente:

Al mismo tiempo, testifico la fidelidad de la traducción de este texto de _______ a _________ idioma.

Registrado en el registro para N __________

Impuesto estatal arancelario (arancel) __________

Si la traducción de un documento es realizada por un traductor, el certificado de identificación se expone de la siguiente manera:

Fecha (en palabras), I, (apellido, nombre, patronímico), notario (nombre del distrito notarial), testifico la fidelidad de esta copia con el documento original, en las últimas borraduras, adiciones, palabras tachadas y otras correcciones no especificadas o no se encontraron características.

La firma del traductor de __________ a ___________ la realiza el traductor (apellido, nombre, patronímico, detalles del documento de identidad), cuya autenticidad se indica mediante la firma.

Registrado en el registro para N _______________

Impuesto estatal cargado (arancel) _____________

Sello de sello Notario (Firmado)

La carta de certificación en un documento destinado a la operación en el extranjero se realiza con la ayuda de medios técnicos o, en casos excepcionales a mano, no se deben tachar espacios. Según el art. 104 de los Fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia en la notaría, el notario también puede hacer marcas de identificación en la forma prescrita por la legislación de otros estados, si esto no contradice los tratados internacionales de la Federación de Rusia.